W Sejmie trwają prace nad projektem nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, który zakłada m.in. wprowadzenie możliwości prowadzenia kontroli w sposób zdalny. Zmiana stanowi element szerszej reformy wzmacniającej kompetencje PIP i jest powiązana z realizacją kamieni milowych Krajowego Planu Odbudowy.

Projekt przewiduje, że kontrola – w uzasadnionych przypadkach – będzie mogła być przeprowadzona w całości lub częściowo zdalnie, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej lub operatora pocztowego.

Rozwiązanie ma być stosowane wtedy, gdy nie stoi to w sprzeczności z celem kontroli oraz gdy może usprawnić jej przebieg albo przemawia za tym charakter działalności kontrolowanego podmiotu.

W praktyce oznacza to, że inspektor pracy będzie mógł:

• żądać przeprowadzenia transmisji online umożliwiającej kontrolę dokumentów,
• wysłuchać stronę oraz przesłuchać podmiot kontrolowany przy użyciu urządzeń zapewniających dwukierunkową łączność w czasie rzeczywistym (obraz lub obraz i dźwięk),
• żądać przedłożenia dokumentów w postaci papierowej lub elektronicznej,
• sporządzać protokoły i notatki w formie elektronicznej.

Projekt wprost dopuszcza możliwość prowadzenia oględzin i czynności kontrolnych z wykorzystaniem przekazu online, jako wyjątek od klasycznej kontroli „na miejscu”  . Co istotne, zdalna forma nie ogranicza innych uprawnień inspektora – nadal będzie on mógł przeprowadzić kontrolę w siedzibie podmiotu, jeżeli uzna to za konieczne.

Bezpieczeństwo i formalności

Projektowane przepisy nakładają obowiązek stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo transmisji danych – w tym poufność, integralność i dostępność informacji, z wykorzystaniem mechanizmów kryptograficznych adekwatnych do zagrożeń  .

Okazanie legitymacji służbowej oraz przekazanie upoważnienia do kontroli ma odbywać się elektronicznie. Z kolei protokół kontroli będzie mógł być sporządzany zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Szerszy kontekst: reforma PIP i realizacja KPO

Możliwość kontroli zdalnych to tylko jeden z elementów znacznie szerszej reformy. Jak wskazano w uzasadnieniu projektu, zmiany realizują kamień milowy A71G „Reforma Państwowej Inspekcji Pracy” w ramach KPO  .

Reforma obejmuje m.in.:

• wzmocnienie kompetencji PIP do wydawania decyzji administracyjnych o istnieniu stosunku pracy,
• elektroniczną wymianę danych między PIP, ZUS i KAS,
• wprowadzenie kontroli opartych na analizie ryzyka,
• budowę wieloletniej strategii rozwoju i cyfryzacji PIP.

W tym kontekście zdalne kontrole wpisują się w proces cyfryzacji administracji i dostosowywania narzędzi nadzorczych do realiów gospodarki cyfrowej.

Co to oznacza dla pracodawców

Z perspektywy HR i compliance zmiana może mieć istotne skutki praktyczne.

Po pierwsze, skróci się czas reakcji inspekcji. Czynności takie jak weryfikacja dokumentacji, przesłuchania czy oględziny wybranych obszarów mogą być realizowane szybciej, bez konieczności fizycznej obecności inspektora.

Po drugie, wzrośnie znaczenie cyfrowego obiegu dokumentów i uporządkowanej archiwizacji elektronicznej. Pracodawcy powinni przygotować procedury udostępniania dokumentów w sposób bezpieczny, zgodny z RODO oraz z zachowaniem integralności danych.

Po trzecie, zdalna forma kontroli nie eliminuje klasycznej kontroli stacjonarnej – może ją jednak poprzedzać lub uzupełniać. W praktyce możliwe jest więc hybrydowe prowadzenie postępowań kontrolnych.

Projekt pokazuje wyraźny kierunek: inspekcja pracy ma działać szybciej, bardziej elastycznie i w większym stopniu w oparciu o narzędzia cyfrowe. Zdalne kontrole są odpowiedzią zarówno na doświadczenia ostatnich lat, jak i na wymogi efektywności administracji publicznej.

Oznacza to również konieczność przygotowania się na nowy model interakcji z organem nadzoru. Taki, w którym dokumenty, komunikacja i czynności dowodowe coraz częściej będą odbywać się w przestrzeni cyfrowej, a nie wyłącznie w siedzibie kontrolowanej firmy.