Sejm uchwalił nowelizację Kodeksu pracy, która znacząco rozszerza katalog spraw pracowniczych możliwych do realizacji zarówno w postaci elektronicznej, jak i papierowej. Ustawa trafiła teraz do Senatu. Jeżeli proces legislacyjny zakończy się bez większych zmian, pracodawcy zyskają wyraźną podstawę prawną do cyfryzacji wielu codziennych czynności kadrowych.
Ustawa upraszczająca formalności kadrowe – co się zmienia
Zmiany mają charakter porządkujący i deregulacyjny – ich celem jest dostosowanie prawa pracy do realiów funkcjonowania nowoczesnych organizacji, pracy zdalnej i elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
Elektroniczna komunikacja z pracownikami i związkami zawodowymi
Nowelizacja przewiduje, że forma elektroniczna – obok papierowej – będzie dopuszczalna w przypadku szeregu kluczowych informacji, wniosków i procedur pracowniczych.
Dotyczy to m.in.:
Informacji i komunikacji z pracownikami
- przekazywania informacji o stosowaniu monitoringu w miejscu pracy,
- informowania pracowników o przejściu zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
- przekazywania harmonogramów (rozkładów) czasu pracy.
Relacji ze związkami zawodowymi
- konsultowania zamiaru wypowiedzenia umowy o pracę z organizacją związkową,
- przekazywania umotywowanych zastrzeżeń organizacji związkowej do wypowiedzenia.
To istotna zmiana zwłaszcza dla dużych organizacji i grup kapitałowych, gdzie obieg dokumentów papierowych znacząco wydłużał procedury.
Wniosków dotyczących organizacji czasu pracy
W formie elektronicznej pracownik będzie mógł składać m.in.:
- wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy,
- wniosek o pracę w systemie skróconego tygodnia pracy,
- wniosek o pracę w systemie weekendowym,
- wniosek o indywidualny ruchomy rozkład czasu pracy,
- wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy,
- wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny w proporcji 1:1.
Urlopów i innych uprawnień pracowniczych
Elektronicznie będzie można także:
- złożyć wniosek o urlop bezpłatny,
- wyrazić zgodę na urlop bezpłatny udzielany w celu zatrudnienia u innego pracodawcy (na podstawie porozumienia między pracodawcami),
- złożyć wniosek o poinformowanie Państwowej Inspekcji Pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy.
BHP i e-dokumentacja pracownicza
Nowelizacja dopuszcza również elektroniczne potwierdzenie zapoznania się z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy. To szczególnie istotne dla pracodawców prowadzących dokumentację pracowniczą w pełni cyfrowo oraz dla procesów onboardingu realizowanych zdalnie.
Co to oznacza w praktyce
Przyjęta przez Sejm ustawa:
- usuwa wątpliwości interpretacyjne dotyczące formy dokumentów pracowniczych,
- ogranicza konieczność równoległego prowadzenia dokumentacji papierowej i elektronicznej,
- upraszcza komunikację z pracownikami i związkami zawodowymi,
- wspiera cyfryzację procesów HR i kadr, bez naruszania praw pracowniczych.
Jednocześnie ustawodawca zachowuje równorzędność formy papierowej i elektronicznej, pozostawiając pracodawcom i pracownikom elastyczność w wyborze rozwiązania najlepiej dopasowanego do organizacji.
Kiedy nowe przepisy wejdą w życie
Ustawa została uchwalona przez Sejm i trafiła do Senatu, gdzie będzie dalej procedowana. Jeśli Senat nie zaproponuje istotnych poprawek, nowe przepisy wejdą w życie po ogłoszeniu w Dzienniku Ustaw – zgodnie z przewidzianym vacatio legis.
