Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej podpisała rozporządzenie zmieniające zasady dokumentowania szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nowelizacja z 24 listopada 2025 r. dostosowuje przepisy do współczesnych realiów, formalnie dopuszczając elektroniczne potwierdzanie odbycia instruktażu ogólnego i stanowiskowego oraz elektroniczne podpisy kierowników odpowiedzialnych za dopuszczenie pracownika do pracy.
Zmiana stanowi kolejny krok w stronę cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i ma ułatwić prowadzenie procesów onboardingowych, zwłaszcza w organizacjach wielooddziałowych lub wdrażających pracę zdalną i hybrydową.
Co dokładnie się zmienia?
Nowelizacja modyfikuje § 12 rozporządzenia z 2004 r. dotyczącego szkoleń BHP. Najważniejsze elementy zmiany to:
Dopuszczenie formy elektronicznej w potwierdzaniu szkoleń BHP
Odbycie:
- instruktażu ogólnego,
- instruktażu stanowiskowego,
oraz jego przeprowadzenie i dopuszczenie pracownika do pracy będzie można potwierdzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Oznacza to formalne odejście od wyłączności podpisów odręcznych w karcie szkolenia wstępnego. Pracownik i kierownik mogą potwierdzić szkolenie np. podpisem elektronicznym lub innym akceptowanym rozwiązaniem wewnętrznym.
Nowe zasady dokumentowania
Wprowadzone przepisy precyzują, jak pracodawca ma dokumentować elektroniczne potwierdzenia:
- W formie papierowej – potwierdzenie odbywa się jak dotychczas, poprzez podpis na karcie szkolenia.
- W formie elektronicznej – pracodawca dokonuje adnotacji w karcie szkolenia w miejscu przeznaczonym na podpis pracownika lub przełożonego.
- Do karty należy dołączyć dokument elektroniczny (lub jego odwzorowanie), który stanowi faktyczne potwierdzenie odbycia szkolenia lub przeprowadzenia instruktażu.
Nowe przepisy wymagają więc, aby forma elektroniczna była co najmniej tak samo kompletna i łatwa do weryfikacji, jak dotychczasowa forma papierowa.
Karta szkolenia wstępnego nadal w aktach osobowych
Rozporządzenie wprost wskazuje, że:
Karta szkolenia wraz z załączonymi dokumentami elektronicznymi trafia do akt osobowych pracownika.
Doprecyzowano więc, gdzie powinna być przechowywana dokumentacja elektroniczna – co jest szczególnie istotne dla pracodawców prowadzących akta osobowe wyłącznie w postaci cyfrowej.
Od kiedy nowe zasady?
Nowelizacja wejdzie w życie po 14 dniach od ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, czyli zmiany w szkoleniach BHP zaczną obowiązywać od 12 grudnia 2025 roku.
Źródło: https://www.infor.pl/akt-prawny/DZU.2025.331.0001640,rozporzadzenie-ministra-rodziny-pracy-i-polityki-spolecznej-zmieniajace-rozporzadzenie-w-sprawie-szkolenia-w-dziedzinie-bezpieczenstwa-i-higieny-pracy.html
