W odpowiedzi na rosnące potrzeby digitalizacji procesów kadrowych, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad uruchomieniem bezpłatnego systemu informatycznego umożliwiającego pracodawcom cyfrowe zawieranie umów.

Nowy system dostępny dla firm każdej wielkości

Nowe rozwiązanie ma być dostępne nie tylko dla mikroprzedsiębiorców, ale również dla średnich i dużych firm. Inicjatywa ta ma na celu odciążenie działów HR oraz usprawnienie administracji związanej z zatrudnieniem, a jej kluczowym elementem będą e-umowy dla pracodawców, zawierane całkowicie elektronicznie.

Zakres funkcjonalności platformy

Cyfrowa platforma umożliwi zawieranie, rozwiązywanie oraz modyfikowanie umów o pracę, cywilnoprawnych czy aktywizacyjnych. Dodatkowo będzie oferować dostęp do praktycznych funkcji, takich jak obliczanie wymiaru urlopu czy prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. 

Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami

E-umowy dla pracodawców zostaną zawierane przy użyciu podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego, a całość procesu będzie możliwa po zalogowaniu na portalu rządowym. Nowy system nie tylko zautomatyzuje procedury, ale także zagwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami.

Dobrowolność i elastyczność korzystania

Projekt zakłada również, że dane związane z umowami będą archiwizowane przez maksymalnie 10 lat, po czym zostaną trwale usunięte. E-umowy dla pracodawców w tej formule oznaczają nie tylko wygodę, ale też bezpieczeństwo informacji oraz zgodność z polityką RODO. Co ważne, udział w systemie będzie całkowicie dobrowolny – pracodawcy będą mogli w dowolnym momencie zrezygnować z jego użycia, jeśli tylko uznają, że nie spełnia ich oczekiwań.

Obsługa dodatkowych typów umów

Rozwiązanie przewiduje także możliwość zawierania dodatkowych typów umów, takich jak o zakazie konkurencji, szkoleniowych czy dotyczących wolontariatu. To wyjście naprzeciw potrzebom bardziej złożonych struktur organizacyjnych.

Eksperci zaznaczają, że e-umowy dla pracodawców mogą okazać się szczególnie przydatne w firmach o dynamicznych strukturach zatrudnienia oraz tam, gdzie praca zdalna jest powszechnie stosowana.

System zostanie zintegrowany z publicznymi bazami danych, w tym ZUS, CEIDG oraz KRS, co pozwoli na automatyczne uzupełnianie danych identyfikacyjnych i przekazywanie informacji do odpowiednich instytucji.

Wsparcie w zatrudnianiu cudzoziemców

Planowane są też udogodnienia dla zatrudniania cudzoziemców, w tym możliwość bezpośredniego przekazywania danych do Straży Granicznej i PIP. E-umowy dla pracodawców będą zatem również narzędziem wspierającym procesy legalizacji zatrudnienia i raportowania.

Choć pełne wdrożenie projektu planowane jest najpóźniej na styczeń 2026 roku, już teraz wiele firm może przygotowywać się do korzystania z takich narzędzi. Warto mieć świadomość, że e-umowy dla pracodawców to krok ku większej przejrzystości, efektywności i zgodności z wymaganiami nowoczesnego rynku pracy. Jednak, jak zaznaczają specjaliści, rzeczywista wartość tego systemu okaże się dopiero po jego uruchomieniu i pierwszych testach w realnych warunkach.

Opinie Ekspertów

Eksperci pozytywnie oceniają kierunek zmian związanych z cyfryzacją procesów zatrudnienia. Zwracają uwagę, że planowany system umożliwiający obsługę e-umów będzie dużym udogodnieniem dzięki funkcji cyfrowej archiwizacji dokumentów kadrowych oraz płacowych. Podkreśla się również, że choć rozwiązanie to jest szczególnie korzystne dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw, większe organizacje mogą pozostać przy już wdrożonych, zaawansowanych systemach wewnętrznych. Nowe regulacje wpisują się w szerszy trend transformacji cyfrowej rynku pracy, zwłaszcza w kontekście popularyzacji pracy zdalnej i nowoczesnych technologii.

Podsumowanie: cyfrowa transformacja rynku pracy trwa

Wśród zalet wymienia się elastyczność w zakresie form podpisu elektronicznego oraz potencjał systemu jako zintegrowanej platformy łączącej interesy pracodawców, pracowników i instytucji publicznych.

Eksperci przypominają także, że cyfrowe narzędzia do obsługi kadr są już dostępne, a pracodawcy mogą z nich korzystać, posługując się różnymi rodzajami podpisów – w tym również biometrycznymi.