W odpowiedzi na rosnące potrzeby digitalizacji procesów kadrowych, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad uruchomieniem bezpłatnego systemu informatycznego umożliwiającego pracodawcom cyfrowe zawieranie umów.

Nowe rozwiązanie ma być dostępne nie tylko dla mikroprzedsiębiorców, ale również dla średnich i dużych firm. Inicjatywa ta ma na celu odciążenie działów HR oraz usprawnienie administracji związanej z zatrudnieniem, a jej kluczowym elementem będą e-umowy dla pracodawców, zawierane całkowicie elektronicznie.

Cyfrowa platforma umożliwi zawieranie, rozwiązywanie oraz modyfikowanie umów o pracę, cywilnoprawnych czy aktywizacyjnych. Dodatkowo będzie oferować dostęp do praktycznych funkcji, takich jak obliczanie wymiaru urlopu czy prowadzenie elektronicznej dokumentacji pracowniczej. 

E-umowy dla pracodawców zostaną zawierane przy użyciu podpisu kwalifikowanego, zaufanego lub osobistego, a całość procesu będzie możliwa po zalogowaniu na portalu rządowym. Nowy system nie tylko zautomatyzuje procedury, ale także zagwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami.

Projekt zakłada również, że dane związane z umowami będą archiwizowane przez maksymalnie 10 lat, po czym zostaną trwale usunięte. E-umowy dla pracodawców w tej formule oznaczają nie tylko wygodę, ale też bezpieczeństwo informacji oraz zgodność z polityką RODO. Co ważne, udział w systemie będzie całkowicie dobrowolny – pracodawcy będą mogli w dowolnym momencie zrezygnować z jego użycia, jeśli tylko uznają, że nie spełnia ich oczekiwań.

Rozwiązanie przewiduje także możliwość zawierania dodatkowych typów umów, takich jak o zakazie konkurencji, szkoleniowych czy dotyczących wolontariatu. To wyjście naprzeciw potrzebom bardziej złożonych struktur organizacyjnych.

Eksperci zaznaczają, że e-umowy dla pracodawców mogą okazać się szczególnie przydatne w firmach o dynamicznych strukturach zatrudnienia oraz tam, gdzie praca zdalna jest powszechnie stosowana.

System zostanie zintegrowany z publicznymi bazami danych, w tym ZUS, CEIDG oraz KRS, co pozwoli na automatyczne uzupełnianie danych identyfikacyjnych i przekazywanie informacji do odpowiednich instytucji.

Planowane są też udogodnienia dla zatrudniania cudzoziemców, w tym możliwość bezpośredniego przekazywania danych do Straży Granicznej i PIP. E-umowy dla pracodawców będą zatem również narzędziem wspierającym procesy legalizacji zatrudnienia i raportowania.

Choć pełne wdrożenie projektu planowane jest najpóźniej na styczeń 2026 roku, już teraz wiele firm może przygotowywać się do korzystania z takich narzędzi. Warto mieć świadomość, że e-umowy dla pracodawców to krok ku większej przejrzystości, efektywności i zgodności z wymaganiami nowoczesnego rynku pracy. Jednak, jak zaznaczają specjaliści, rzeczywista wartość tego systemu okaże się dopiero po jego uruchomieniu i pierwszych testach w realnych warunkach.

Opinie Ekspertów

Eksperci pozytywnie oceniają kierunek zmian związanych z cyfryzacją procesów zatrudnienia. Zwracają uwagę, że planowany system umożliwiający obsługę e-umów będzie dużym udogodnieniem dzięki funkcji cyfrowej archiwizacji dokumentów kadrowych oraz płacowych. Podkreśla się również, że choć rozwiązanie to jest szczególnie korzystne dla mniejszych i średnich przedsiębiorstw, większe organizacje mogą pozostać przy już wdrożonych, zaawansowanych systemach wewnętrznych. Nowe regulacje wpisują się w szerszy trend transformacji cyfrowej rynku pracy, zwłaszcza w kontekście popularyzacji pracy zdalnej i nowoczesnych technologii.

Wśród zalet wymienia się elastyczność w zakresie form podpisu elektronicznego oraz potencjał systemu jako zintegrowanej platformy łączącej interesy pracodawców, pracowników i instytucji publicznych.

Eksperci przypominają także, że cyfrowe narzędzia do obsługi kadr są już dostępne, a pracodawcy mogą z nich korzystać, posługując się różnymi rodzajami podpisów – w tym również biometrycznymi.