Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowuje istotną nowelizację przepisów, która może ucieszyć wielu przedsiębiorców. Projekt ustawy przewiduje zniesienie obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS przez płatników składek – i to nawet wtedy, gdy zgłoszenia te zostały już przesłane drogą elektroniczną. To kolejny krok w kierunku deregulacji i cyfryzacji, a jednocześnie temat o dużym znaczeniu praktycznym, który omówimy w świetle hasła „Zmiany w Obowiązku Przechowywania Zgłoszeń do ZUS”.

Zmiany w Obowiązku Przechowywania Zgłoszeń do ZUS – co dokładnie się zmienia?

Po co te zmiany? Logika prostoty

Obowiązujące dziś prawo (art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) wymaga, aby nawet elektroniczne zgłoszenia do ZUS miały swój papierowy odpowiednik – dokument z podpisem osoby zgłaszanej, przechowywany przez pięć lat. Planowane zmiany w obowiązku przechowywania zgłoszeń do ZUS zakładają całkowite uchylenie tego przepisu. Oznacza to, że przedsiębiorcy nie będą już musieli gromadzić fizycznych dokumentów, które – co warto podkreślić – i tak od lat funkcjonują równolegle w systemach informatycznych ZUS i samych firm.

Resort argumentuje, że obowiązek ten jest zwyczajnie zbędny. Zgłoszenia do ubezpieczeń są rejestrowane elektronicznie po obu stronach – po stronie Zakładu Ubezpieczeń Społecznych oraz płatnika składek. W świetle zmian w obowiązku przechowywania zgłoszeń do ZUS, dalsze utrzymywanie papierowych wersji traktowane jest jako anachronizm, który tylko zwiększa obciążenia biurokratyczne dla firm – nie oferując w zamian żadnej realnej korzyści.

Harmonogram zmian w obowiązku przechowywania zgłoszeń do ZUS

Projekt nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych figuruje pod numerem UDER42 w wykazie prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów. Według zapowiedzi, rząd planuje przyjęcie projektu w III kwartale 2025 roku. To oznacza, że jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, już wkrótce będzie można bezpiecznie pozbyć się pięcioletnich segregatorów pełnych podpisanych formularzy.

Co ta zmiana oznacza dla firm?

Jeśli nowe przepisy wejdą w życie, przedsiębiorcy zyskają nie tylko dodatkową przestrzeń w szafach, ale przede wszystkim czas i oszczędności – zarówno na przechowywaniu dokumentów, jak i na zarządzaniu nimi. Zmiany w obowiązku przechowywania zgłoszeń do ZUS są zatem nie tylko symbolicznym odejściem od papieru, ale konkretną ulgą administracyjną i sygnałem, że państwo zaczyna realnie dostrzegać potrzeby cyfrowej gospodarki.

Podsumowanie

Planowane zmiany w obowiązku przechowywania zgłoszeń do ZUS to krok w stronę nowoczesności i uproszczenia procedur, które od lat funkcjonują już elektronicznie. W sytuacji, gdy dane i tak są dostępne cyfrowo, wymaganie równoległej dokumentacji papierowej jest nie tylko zbędne, ale i nieefektywne. Oczekiwana nowelizacja przepisów to dobra wiadomość dla każdego, kto prowadzi firmę w Polsce – mniej papieru, mniej obowiązków, więcej czasu na realny rozwój.