Sejm uchwalił ustawę zmieniającą przepisy o systemie ubezpieczeń społecznych. Nowelizacja oznacza likwidację obowiązku przechowywania przez płatników składek papierowych zgłoszeń do ZUS.
Obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń przez 5 lat
Dotychczas, zgodnie z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych z 1998 r., płatnik składek, który przekazywał do ZUS zgłoszenia w formie elektronicznej, musiał jednocześnie przechowywać ich papierowe wersje z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej – i to przez okres pięciu lat.
Przedsiębiorcy od dawna wskazywali, że ten obowiązek jest zbędny, ponieważ wszystkie dane zgłoszeniowe są już dostępne zarówno w systemach ZUS, jak i u samych płatników.
Na czym polega zmiana?
Przyjęta przez Sejm nowelizacja uchyla art. 36 ust. 8 ustawy systemowej, co oznacza, że od momentu wejścia w życie nowych przepisów płatnicy składek nie będą musieli archiwizować papierowych zgłoszeń.
Co to oznacza w praktyce?
- Mniej biurokracji – pracodawcy nie będą zobowiązani do gromadzenia tysięcy stron dokumentów, które dublują informacje już istniejące w systemach elektronicznych.
- Oszczędność miejsca i kosztów – likwidacja fizycznych archiwów.
- Uproszczenie procedur HR i kadr – pełna cyfryzacja zgłoszeń pracowników do ubezpieczeń społecznych.
Kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji kadr i płac
Zmiana wpisuje się w szerszy trend upraszczania rozliczeń z ZUS i odchodzenia od dokumentacji papierowej. To kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów kadrowo-płacowych w Polsce.
