Do wykazu prac legislacyjnych rządu trafił projekt zmian w ustawach o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych, który może istotnie zmienić coroczną praktykę działów kadr i płac. Zgodnie z zapowiedzią, pracodawca nie będzie już zobowiązany do automatycznego przekazywania PIT-11 każdemu pracownikowi – informacja podatkowa ma być wydawana wyłącznie na wniosek podatnika.

Projekt ma charakter deregulacyjny i – jeśli zostanie uchwalony – zacznie obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Obecnie płatnicy podatku (m.in. pracodawcy) muszą:

• sporządzić PIT-11,
• przekazać go elektronicznie do urzędu skarbowego,
• doręczyć go każdemu pracownikowi lub zleceniobiorcy, niezależnie od tego, czy dokument jest im faktycznie potrzebny.

Projekt zakłada odejście od ostatniego z tych obowiązków.

Po zmianach:

• PIT-11 (a także PIT-8C, IFT-1R i IFT-2R) będzie przekazywany pracownikowi wyłącznie na jego wniosek,
• wniosek nie będzie wymagał uzasadnienia,
• forma przekazania dokumentu (papierowa lub elektroniczna) ma być uzależniona od rozwiązań przyjętych w danej organizacji albo uzgodniona z podatnikiem.

Co istotne – obowiązek przekazania danych do administracji skarbowej pozostaje bez zmian.

Dlaczego rząd chce zmienić przepisy?

W uzasadnieniu projektu wskazano, że obecny model nie przystaje do realiów cyfrowych rozliczeń podatkowych. Dane z PIT-11 i tak trafiają do urzędów skarbowych elektronicznie, a pracownicy mają do nich dostęp m.in. poprzez usługę Twój e-PIT.

Zdaniem projektodawców:

• masowe doręczanie PIT-11 pracownikom generuje niepotrzebne koszty i obciążenia administracyjne,
• w wielu przypadkach dokument nie jest wykorzystywany, bo podatnik rozlicza się wyłącznie na podstawie danych widocznych w systemach skarbowych,
• zmiana uprości procesy po stronie płatników, bez ograniczania dostępu pracowników do informacji podatkowych.

Od kiedy nowe zasady miałyby obowiązywać?

Zgodnie z zapowiedzią:

• wejście w życie przepisów: 1 stycznia 2027 r.,
• zastosowanie: do dochodów uzyskanych od 2026 r.

W praktyce oznacza to, że:

• PIT-11 za 2025 r. (przekazywany w 2026 r.) – na dotychczasowych zasadach,
• PIT-11 za 2026 r. (przekazywany w 2027 r.) – już tylko na wniosek pracownika, o ile projekt zostanie uchwalony w obecnym kształcie.

Co to oznacza dla kadr i płac w praktyce?

Zmiana może realnie odciążyć zespoły kadrowo-płacowe, ale tylko pod warunkiem dobrego przygotowania organizacyjnego.

Kluczowe będą trzy elementy:

1. Procedura składania wniosków

Pracodawca powinien jasno określić:

• gdzie i w jakiej formie pracownik składa wniosek (portal HR, e-mail, papier),
• kto go obsługuje i w jakim terminie.

2. Forma przekazania PIT-11

Warto z góry ustalić standard:

• czy dokument będzie przekazywany elektronicznie,
• jak potwierdzane będzie doręczenie (szczególnie przy e-mailu).

3. Komunikacja z pracownikami

Bez jasnej informacji:

• gdzie znaleźć dane do rozliczenia (Twój e-PIT),
• kiedy i jak złożyć wniosek o PIT-11,

istnieje ryzyko, że deregulacja zamiast uproszczeń przyniesie falę zapytań w lutym.

Status zmian

Na dziś to projekt ujęty w wykazie prac legislacyjnych rządu – nie obowiązujące jeszcze prawo. Ostateczny kształt przepisów może ulec zmianie w toku procesu legislacyjnego.