Od 13 grudnia 2025 r. obowiązuje nowa Ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych, która całkowicie zmienia sposób ewidencjonowania układów zbiorowych pracy i wybranych porozumień zbiorowych. Pracodawcy funkcjonują obecnie w tzw. okresie przejściowym, który potrwa do momentu uruchomienia Krajowa Ewidencja Układów Zbiorowych Pracy (KEZUP).
Zmiany mają charakter systemowy – odchodzimy od rejestru papierowego prowadzonego przez PIP na rzecz elektronicznej ewidencji obsługiwanej przez ministra właściwego do spraw pracy.
Poniżej najważniejsze informacje, które powinny znać działy HR, compliance i pracodawcy objęci układami.
Zwrot dokumentów z PIP – co muszą wiedzieć pracodawcy?
Zgodnie z art. 54 ustawy:
Okręgowy inspektor pracy ma obowiązek zwrócić pracodawcom egzemplarze obowiązujących układów zbiorowych pracy oraz protokołów dodatkowych, które znajdują się w jego dyspozycji.
Dotyczy to:
- zakładowych układów zbiorowych pracy,
- protokołów dodatkowych do tych układów,
- porozumień o stosowaniu układów,
- protokołów dodatkowych do tych porozumień.
Termin: 3 lata od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 13 grudnia 2028 r.
To konsekwencja likwidacji dotychczasowego rejestru prowadzonego przez PIP. Dokumentacja ma wrócić do stron układu – głównie do pracodawców będących stroną zakładowych układów.
Okres przejściowy – dlaczego KEUZP jeszcze nie funkcjonuje?
Ustawa przewiduje utworzenie KEUZP w ciągu 2 lat od wejścia w życie przepisów, czyli najpóźniej do grudnia 2027 r.
Na dziś KEUZP jeszcze nie została uruchomiona.
W okresie przejściowym:
- wszystkie zgłoszenia elektroniczne przyjmuje Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej,
- dane są gromadzone w elektronicznej ewidencji obsługiwanej przez ministerstwo,
- nie należy używać nazwy „KEUZP” w dokumentach, ponieważ formalnie ewidencja jeszcze nie istnieje.
To istotne – w treści układów, protokołów dodatkowych i porozumień nie powinno się uzależniać wejścia w życie dokumentu od „rejestracji w KEUZP”, bo rejestr jeszcze nie funkcjonuje.
Jakie dokumenty podlegają zgłoszeniu po 13 grudnia 2025 r.?
W okresie przejściowym:
✅ Zgłoszeniu podlegają wyłącznie nowe zdarzenia po wejściu ustawy w życie.
❌ Nie zgłasza się układów i protokołów zarejestrowanych wcześniej.
Obowiązek dotyczy m.in.:
- zawarcia nowego układu zbiorowego,
- zawarcia protokołu dodatkowego,
- przedłużenia obowiązywania układu,
- wypowiedzenia lub rozwiązania układu,
- wstąpienia lub wystąpienia strony z układu ponadzakładowego,
- zawarcia określonych porozumień zbiorowych (np. o pracy zdalnej, przerywanym czasie pracy, zwolnieniach grupowych, porozumień postrajkowych itd.).
Zgłoszenie jest warunkiem wywołania skutków prawnych.
Jak zgłaszać układy zbiorowe w okresie przejściowym?
Zgłoszenie:
- musi być dokonane elektronicznie,
- musi być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym,
- musi zawierać cyfrowe odwzorowanie dokumentu (osobny plik PDF).
Co ważne:
- odwzorowanie cyfrowe nie musi być podpisane elektronicznie,
- skuteczność zgłoszenia potwierdza minister,
- potwierdzenie powinno zostać przesłane w terminie do 3 miesięcy.
Możliwe kanały zgłoszeń:
- e-Doręczenia,
- Elektroniczna Skrzynka Podawcza,
- wskazane adresy mailowe ministerstwa.
Nowy numer ewidencyjny nadawany jest wyłącznie:
- nowym układom,
- wskazanym porozumieniom zawartym po 13 grudnia 2025 r.
Protokoły dodatkowe w okresie przejściowym numeru nie otrzymują.
Coroczne raportowanie – na razie zawieszone
Ustawa wprowadza obowiązek corocznego raportowania (do 15 lutego) danych m.in. o:
- liczbie osób objętych układem,
- liczbie pracodawców objętych układem.
W okresie przejściowym obowiązek ten nie obowiązuje.
Zacznie funkcjonować dopiero po utworzeniu KEUZP.
Co z układami zawartymi przed 13 grudnia 2025 r.?
Nowa ustawa nie wygasza dotychczasowych układów.
Układy:
- pozostają w mocy do upływu okresu wypowiedzenia,
- obowiązują do końca terminu wskazanego w ich treści.
W mocy pozostają również:
- wcześniejsze protokoły dodatkowe,
- porozumienia o stosowaniu układu,
- regulaminy pracy zdalnej,
- porozumienia o przerywanym czasie pracy,
- porozumienia o wydłużeniu okresu rozliczeniowego.
Rokowania rozpoczęte przed wejściem ustawy w życie prowadzone są jeszcze według przepisów działu XI Kodeksu pracy.
Co to oznacza dla pracodawców?
Nowy model to:
- pełna elektronizacja zgłoszeń,
- koniec papierowego rejestru w PIP,
- przeniesienie ciężaru raportowania na pracodawcę,
- obowiązek większej staranności przy formułowaniu postanowień o wejściu w życie układu,
- nowe obowiązki informacyjne po uruchomieniu KEUZP.
Jak przygotować organizację do nowych obowiązków?
Dla HR i działów prawnych oznacza to konieczność:
- aktualizacji wzorów układów i porozumień,
- przeglądu klauzul dotyczących rejestracji,
- wdrożenia procedury elektronicznego zgłaszania,
- monitorowania komunikatu o utworzeniu KEUZP (publikowanego w Monitorze Polskim).
Źródła:
