Od 2019 r. istnieje możliwość prowadzenia całej dokumentacji pracowniczej elektronicznie, ale dopiero od 2023 r. można zaobserwować większe zainteresowanie tematem, w czym z pewnością pomogła pandemia COVID-19 oraz wprowadzenie do Kodeksu pracy na stałe pracy zdalnej, która stała się bardzo powszechna.
E-teczka to pewien skrót myślowy. Prawidłowo powinniśmy powiedzieć e-dokumentacja pracownicza, gdyż w takich systemach przechowuje się elektronicznie także wnioski urlopowe, dokumentację związaną z czasem pracy, czy listy płac, a nie tylko same akta osobowe pracowników.
Po zmianach wprowadzonych w Kodeksie pracy w 2023 r. polegających na szerszym przyzwoleniu na stosowanie elektronicznych dokumentów w relacji pracownik – pracodawca, (np. wszystkie wnioski związane z uprawnieniami rodzicielskimi) praktyczne wdrożenie e-teczki jest coraz łatwiejsze i przynosi jeszcze więcej korzyści.
Od strony formalnej e-dokumentacja pracownicza nie jest obowiązkowa i nie ma żadnej daty, do której trzeba będzie ją wdrożyć, a więc pracodawcy mogą nadal prowadzić papierowe akta osobowe. Coraz częściej jednak w spółkach pojawia się nacisk na politykę paperless, z którą działy kadr są na bakier, gdyż one ciągle produkują najwięcej papieru w firmie. Przed nami raportowanie zrównoważonego rozwoju i coraz częstsze stosowanie AI w kolejnych procesach, a więc digitalizacja w działach kadr staje się koniecznością. Z punktu widzenia pracowników z obszaru HR wdrożenie e-dokumentacji pracowniczej jest także ułatwieniem w ich codziennej pracy, gdyż pozwoli choćby na więcej dni pracy zdalnej, ponieważ nie trzeba będzie prowadzić papierowych akt osobowych, które są składowane w metalowej szafie w biurze.
Jakie korzyści z wdrożenia e-teczki ma pracodawca?
- Łatwiejszy dostęp do dokumentów pracowników, które można z dowolnego miejsca analizować,
- Tańsze przechowywanie dokumentacji ze stosunku pracy bez konieczności korzystania z zewnętrznych archiwów,
- Zmniejszenie zużycia papieru w organizacji,
- Większe bezpieczeństwo dla pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych, gdyż dokumenty papierowe nie są przesyłane pocztą, czy kurierem i mniej osób ma do nich fizycznie dostęp, co oznacza mniejsze ryzyko incydentów związanych z utratą, czy nieuprawnionym dostępem do danych osobowych,
- Większe możliwości automatyzacji czy digitalizacji kolejnych procesów, np. wdrożenie platformy do komunikacji z pracownikami i zapoznawanie ich elektronicznie z dokumentami, podpisywanie umów o pracę elektronicznie, wdrożenie e-skierowań na badania medycyny pracy, połączenie e-teczki z pulpitami pracowniczymi.
Jakie korzyści z e-teczki mają pracownicy?
- Łatwiejsze dostarczanie dokumentów do działów kadr, gdyż wiele z nich można wysłać elektronicznie, także mailowo,
- Sprawniejsze uzyskiwanie kopii dokumentów z akt osobowych, które mogą być im także elektronicznie przekazywane,
- Szybszy dostęp do własnej dokumentacji, która może być na wniosek pracownika udostępniona elektronicznie, np. przez pulpit/portal pracowniczy.
Jak widać warto zdecydować się na wdrożenie e-dokumentacji pracowniczej, gdyż ma ona wiele korzyści i przyspiesza także komunikację między pracodawcą a pracownikiem. Przy szybkich zmianach technologicznych można wdrożenie e-teczki połączyć z wprowadzeniem platformy do podpisywania umów za pomocą podpisów jednorazowych w chmurze i będzie można wtedy cały proces zatrudnienia pracownika zorganizować elektronicznie. Następnym krokiem może być integracja z portalem dostawcy usług medycyny pracy, aby również skierowania na badania profilaktyczne przekazywać pracownikom elektronicznie. Kolejne możliwości daje zastosowanie sztucznej inteligencji, która dotychczas jest częściej wykorzystywana w tzw. miękkim HR, ale po 12 września 2024 r., gdy pojawił się jej nowy model będzie ona coraz bardziej pomocna także w pracy działów kadrowo-płacowych. Tak więc, aby nie pozostać w tyle warto pomyśleć o wdrożeniu e-dokumentacji pracowniczej i digitalizacji większej części procesów. Doskonałą pomocą w śledzeniu wszystkich zmian w tym obszarze będzie udział w konferencji Digital HR, której druga edycja już w listopadzie.
