Omawiamy z Klientem zakres prac m.in ilości teczek do zeskanowania, sposób ich przechowywania, jakość, w jakiej formie i w jaki sposób należy przekazać zeskanowanie pliki. Uzgadniamy optymalny proces skanowania oraz czas wykonania usługi.

Odbieramy dokumenty ze wskazanej lokalizacji własnym dedykowanym, bezpiecznym i monitorowanym przez system GPS transportem. Dokumenty przewożone są w plastikowych skrzyniach, które mogą zostać zabezpieczone plombami. Każdy odbiór dokumentów odbywa się na podstawie protokołu przekazania.

Pracownik odbierający dokumenty od Klienta, dostarcza je do naszej siedziby, do monitorowanego pokoju przetwarzania i przekazuje je na ręce wyznaczonego kierownika projektu. Jeżeli Klient potrzebuje dostępu do wybranych dokumentów, udostępniamy ich skany przez wcześniej ustalony kanał wymiany danych.

Dokumenty zostają przygotowane do skanowania poprzez rozszycie i ułożenie do skanowania, zachowując przy tym kolejność występowania dokumentów w teczkach.
W procesie skanowania powstają obrazy dokumentów zaindeksowane wg przyjętych założeń. Operator skanera podczas skanowania i indeksowania weryfikuje kompletność dokumentacji w obrębie teczki (zgodnie z spisami treści w poszczególnych częściach).

Po zeskanowaniu teczki zostają złożone do wersji pierwotnej (otrzymanej od Klienta), włożone do tych samych skrzynek i zaplombowane.

Po zeskanowaniu otrzymujemy obraz w pdf oraz pliki indeksowe w wymaganej postaci np. xml.
Powyższe pliki przygotowane są zgodnie z uzgodnieniami z Klientem tak, aby były gotowe do zaimportowania do systemu e-teczki, który posiada Klient.
Przekazanie danych odbywa się przez wcześniej ustalony z Klientem bezpieczny kanał wymiany danych. Może to być dysk zewnętrzny, serwer sftp, przez VPN itp.

Dokumenty zwracane są na podstawie protokołu przekazania – analogicznie jak w pkt. 2