Podpis elektroniczny to narzędzie umożliwiające potwierdzenie tożsamości osoby składającej podpis w formie cyfrowej. Zgodnie z przepisami prawa, podpisy elektroniczne są równoważne z tymi odręcznymi, pod warunkiem, że spełniają określone wymagania techniczne i prawne. Istnieją różne rodzaje podpisów elektronicznych, od prostych po zaawansowane, a wybór zależy od poziomu bezpieczeństwa wymagającego danej transakcji. W praktyce najczęściej stosowane są podpisy zaawansowane i kwalifikowane, które pozwalają na zapewnienie pełnej autentyczności oraz integralności dokumentów. Ich stosowanie staje się coraz bardziej popularne w firmach, instytucjach publicznych oraz w codziennych transakcjach biznesowych. To element cyfrowej transformacji, który wpływa na uproszczenie procesów, oszczędność czasu i redukcję ryzyka.
Rodzaje podpisów elektronicznych
Wyróżniamy trzy podstawowe rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły, zaawansowany i kwalifikowany.
Najprostszą i najczęściej wykorzystywaną w codziennych sytuacjach formą jest podpis zwykły. Stosuje się go np. do akceptacji umów online czy potwierdzenia złożenia dokumentów. Podpis zaawansowany oferuje dodatkowe gwarancje autentyczności i integralności dokumentów, ponieważ korzysta z technologii szyfrowania. Co jednak istotne, nie spełnia on wymogów formalnych, które są wymagane w przypadku podpisu kwalifikowanego. Podpis kwalifikowanyto najwyższy standard, który jest oparty na certyfikatach wydawanych przez akredytowane centra certyfikacji. Jest on uznawany za równoważny podpisowi odręcznemu w pełnym zakresie prawnym, w tym w obrocie prawnym w UE. Każdy z tych podpisów ma swoje zastosowanie w różnych sytuacjach i zależnie od charakteru umowy, wyboru podpisu powinna towarzyszyć analiza ryzyka i wymagań prawnych.
Podpisy elektroniczne — czy są bezpieczne?
Ciężko jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ wszystko zależy od wykorzystanej technologii. Warto wiedzieć, że podstawą każdej bezpiecznej transakcji elektronicznej jest stosowanie odpowiednich narzędzi kryptograficznych, takich jak klucze publiczne i prywatne, które gwarantują integralność dokumentu i niezmienność podpisanego pliku. W przypadku podpisu kwalifikowanego, klucz prywatny jest przechowywany na specjalnym nośniku, takim jak karta chipowa, co zabezpiecza go przed nieautoryzowanym dostępem.
Co istotne, aby zapewnić bezpieczeństwo obrotu prawnego, podpis elektroniczny musi spełniać wymagania ustawy o podpisie elektronicznym oraz rozporządzeń Unii Europejskiej. Zabezpieczenia te gwarantują, że dokumenty podpisane elektronicznie są odpornie na manipulacje, co zwiększa zaufanie do procesu cyfrowych transakcji. Odpowiednie stosowanie podpisów elektronicznych może również przyczynić się do redukcji ryzyka związanych z fałszerstwami i oszustwami.
Podpisy elektroniczne w biznesie
Podpisy elektroniczne są coraz chętniej i coraz częściej wykorzystywane w codziennych transakcjach przez małe i większe firmy, szczególnie w branży HR, finansowej czy prawnej. Nie da się ukryć, że ta technologia pomaga znacznie uprościć procesy związane z obiegiem dokumentów, przyspieszając cykle podpisywania umów, aneksów czy innych istotnych druków. Zastosowanie podpisów elektronicznych pozwala na obniżenie kosztów związanych z drukowaniem, wysyłką oraz przechowywaniem papierowych dokumentów. Jest to szczególnie istotne w kontekście firm działających na rynku międzynarodowym, gdzie transakcje zawierane są online, a liczą się tu przede wszystkim czas i bezpieczeństwo.
Przechowywanie podpisanych dokumentów w formie cyfrowej eliminuje ryzyko związane z ich zniszczeniem czy utratą.
Asseco i KIR — najważniejsze informacje
Asseco oraz Krajowa Izba Rozliczeniowa (KIR) to kluczowi gracze na polskim rynku technologii związanych z podpisami elektronicznymi.
Asseco, jako jeden z liderów w dziedzinie rozwiązań IT, oferuje zaawansowane systemy do zarządzania podpisami elektronicznymi, które wspierają cyfryzację procesów biznesowych i zapewniają ich pełną zgodność z obowiązującymi normami prawnymi. Marka dostarcza rozwiązania zarówno dla dużych przedsiębiorstw, jak i instytucji publicznych, które muszą zapewnić bezpieczeństwo i autentyczność transakcji elektronicznych.
Drugim kluczowym dostawcą usług związanych z podpisami elektronicznymi jest KIR — organizacja odpowiedzialna za rozwój infrastruktury płatniczej i systemów rozliczeniowych w Polsce. KIR oferuje usługi związane z kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi, które spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa i są uznawane przez polski oraz unijny system prawny. Dzięki współpracy z tymi organizacjami, przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że wdrożone przez nich systemy podpisów elektronicznych będą w pełni legalne, bezpieczne oraz zgodne z regulacjami krajowymi i europejskimi.
Dlaczego warto uczestniczyć w webinarach o podpisach elektronicznych?
Jednym z bardzo przydatnych elementów edukacji dla firm, które chcą w pełni wykorzystać potencjał nowoczesnych technologii, są webinary i szkolenia na temat podpisów elektronicznych. W takich wydarzeniach uczestniczą nie tylko osoby zajmujące się IT, ale także kadra zarządzająca, HR oraz prawnicy, którzy muszą znać szczegóły regulacji i technologii związanych z podpisami elektronicznymi. Szkolenia u profesjonalnych firm, takich jak nasza, pozwalają na zdobycie wiedzy na temat najnowszych regulacji prawnych, rozwiązań technicznych oraz najlepszych praktyk w zakresie podpisów elektronicznych. Dzięki temu uczestnicy mogą uniknąć błędów w procesie wdrażania nowych technologii, co w dłuższej perspektywie przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy.
Oferujemy zarówno teoretyczną, jak i praktyczną wiedzę oraz nasze niezbędne doświadczenie. To, czego uczą się uczestnicy na naszych webinarach bezpośrednio wpływa na efektywność ich pracy. Udział w takich wydarzeniach to także okazja do wymiany doświadczeń z innymi osobami i omówienia realnych problemów, z którymi borykają się przedsiębiorstwa.
Przyszłość podpisów elektronicznych
Wraz z rosnącą digitalizacją i automatyzacją procesów biznesowych, nikt nie powinien mieć wątpliwości, że podpisy elektroniczne będą zyskiwać na znaczeniu. W przyszłości możemy spodziewać się coraz szerszego ich zastosowania w różnych branżach, także w obrocie międzynarodowym. Przemiany te będą wynikały z rozwoju technologii blockchain, która zapewni jeszcze wyższy poziom bezpieczeństwa transakcji. W kontekście prawa, rozwój podpisów elektronicznych będzie wiązał się z wprowadzeniem nowych regulacji, które ułatwią ich stosowanie i rozszerzą zakres ich zastosowań. Firmy, które inwestują w nowoczesne technologie podpisu elektronicznego, będą mogły szybciej reagować na zmiany rynkowe, optymalizując swoje procesy.
Masz pytania? Zapraszamy do kontaktu!
