Kończy się półroczny okres przejściowy wprowadzony nowelizacją rozporządzenia w sprawie badań lekarskich pracowników. Od dziś lekarz medycyny pracy wystawia orzeczenie w postaci elektronicznej, a wersja papierowa pozostaje dopuszczalna wyłącznie w wąsko określonych sytuacjach. Sposób, w jaki dokument dociera do pracodawcy, nie zmienia się automatycznie — nadal wynika z umowy z jednostką służby medycyny pracy.

Podstawą zmiany jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. 2026 poz. 456). Akt ogłoszono 2 kwietnia 2026 r., a wszedł w życie 17 kwietnia 2026 r.

Trzy progi jednej nowelizacji

Wdrożenie rozłożono na etapy. Pierwszym był 17 kwietnia 2026 r. — od tego dnia lekarze medycyny pracy uzyskali możliwość wystawiania orzeczeń w postaci elektronicznej, przy zachowaniu prawa do formy papierowej.

Drugim progiem był 18 lipca 2026 r. Do 17 lipca zalecenia indywidualne dla osoby badanej mogły powstawać wyłącznie na papierze; po tej dacie dopuszczono dla nich również postać elektroniczną.

Trzeci próg przypada na dziś. Sześciomiesięczny okres, w którym orzeczenia można było wystawiać równolegle w obu postaciach, zakończył się 17 października 2026 r. Miał on pozwolić placówkom medycyny pracy dostosować systemy gabinetowe i organizację pracy do nowego obiegu dokumentów.

Gdzie zapisywany jest dokument

Orzeczenie wystawione elektronicznie trafia do Systemu Informacji Medycznej, o którym mowa w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia, i staje się elementem elektronicznej dokumentacji medycznej. Osoba badana znajduje je na Internetowym Koncie Pacjenta, w sekcji dotyczącej danych medycznych, wraz z e-receptami, e-skierowaniami czy wynikami badań. Dokument można pobrać w pliku PDF i samodzielnie przekazać dalej.

Po stronie lekarza obsługa odbywa się w aplikacji gabinet.gov.pl oraz w systemach gabinetowych placówek. Sam przebieg badania profilaktycznego pozostaje bez zmian: warunkiem wydania orzeczenia jest osobiste zbadanie pracownika, a w razie potrzeby zlecenie badań dodatkowych lub konsultacji specjalistycznych.

Pacjent zachowuje prawo do wydruku e-orzeczenia. Taki wydruk opatrywany jest własnoręcznym podpisem lekarza wydającego dokument.

Papier nie znika całkowicie

Zakończenie okresu przejściowego nie oznacza bezwzględnego zakazu wystawiania orzeczeń na papierze. Rozporządzenie przewiduje dwa trwałe wyjątki: brak dostępu do systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 7 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia, oraz orzeczenia wydawane wobec funkcjonariuszy określonych służb.

Warto rozróżnić te dwie sytuacje. Wyjątki mają charakter stały i wynikają z treści przepisu, a nie z harmonogramu wdrożenia. Do 17 października forma papierowa była natomiast dopuszczalna bez dodatkowego uzasadnienia — po prostu jako alternatywa.

Pracodawca nadal poza systemem

Cyfryzacja obejmuje relację lekarz — pacjent — system publiczny. Pracodawcy nie mają wglądu ani do Systemu Informacji Medycznej, ani do Internetowego Konta Pacjenta. Orzeczenie otrzymują w terminie i w sposób określony w umowie zawartej z podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Oznacza to, że sam fakt elektronizacji dokumentu nie tworzy po stronie pracodawcy nowego kanału dostępu. Jeżeli umowa o profilaktyczną opiekę zdrowotną nie reguluje trybu przekazywania e-orzeczeń, kwestia ta wymaga uzgodnienia z dostawcą usług. Na etapie konsultacji projektu organizacje pracodawców zwracały uwagę, że rozwiązanie wymusi aneksowanie obowiązujących umów i zmiany w systemach kadrowych, bez gwarancji ich późniejszej integracji z systemami publicznymi. Podnoszono też, że skierowanie na badania pozostało poza zakresem cyfryzacji, choć jest dokumentem komplementarnym wobec orzeczenia — bez niego trudno ustalić, jakich narażeń dotyczyła ocena lekarza.

Obowiązki wynikające z art. 229 Kodeksu pracy pozostają bez zmian. Pracodawca kieruje pracowników na badania wstępne, okresowe i kontrolne, ponosi ich koszt i nie może dopuścić do pracy osoby bez aktualnego orzeczenia. Zmienia się wyłącznie sposób dokumentowania wykonania tych obowiązków — a to przekłada się na procedury przechowywania orzeczeń w aktach osobowych, zwłaszcza tam, gdzie dokumentacja pracownicza prowadzona jest w postaci papierowej.

Zalecenia indywidualne poza obiegiem kadrowym

Nowelizacja wprowadziła instytucję, którą łatwo pomylić z orzeczeniem. Jeżeli podczas badania profilaktycznego lekarz uzna, że uzasadnione jest podjęcie działań prozdrowotnych, wydaje osobie badanej zalecenia indywidualne, uwzględniające również pozazawodowe aspekty zdrowia. Mogą dotyczyć stylu życia, profilaktyki czy potrzeby konsultacji specjalistycznej.

Takie zalecenia nie są przekazywane pracodawcy i pozostają widoczne wyłącznie dla pracownika. Czym innym są natomiast zalecenia zamieszczane w samym orzeczeniu, wynikające z warunków pracy — na przykład konieczność zapewnienia okularów korygujących wzrok czy dostosowania stanowiska w celu ograniczenia ryzyka zawodowego. Te trafiają do pracodawcy, bo stanowią treść dokumentu, który go dotyczy.

Zmiana formy, nie zakresu

Nowelizacja porządkuje obieg dokumentu, ale nie rozszerza zakresu samego badania. Zapowiadane wcześniej rozwiązania obejmujące obowiązkowy lipidogram, oznaczenie poziomu glukozy czy wyliczenie wskaźnika BMI ostatecznie nie weszły do przepisów. Spór dotyczył finansowania: badania niezwiązane bezpośrednio ze stanowiskiem pracy wykraczają poza to, za co płaci pracodawca.

Pozostaje mechanizm już obecny w Kodeksie pracy — lekarz może, za zgodą pracownika, skierować go na dodatkowe badania w ramach programów zdrowotnych. W praktyce jest on rzadko wykorzystywany. Zwolennicy szerszej reformy wskazują, że dopiero pełna cyfryzacja medycyny pracy i jej powiązanie z systemem P1 pozwoli kierować pacjentów do programów profilaktycznych w sposób systemowy.

Z perspektywy działów HR istotne jest zatem rozróżnienie dwóch porządków: od dziś zmienia się nośnik i miejsce zapisu orzeczenia, natomiast kryteria orzekania o zdolności do pracy oraz zakres badania profilaktycznego pozostają takie same jak przed nowelizacją.