Od dzisiaj Polski Fundusz Rozwoju będzie wzywał pracodawców, którzy nie zawarli w terminie umowy o zarządzanie PPK, wyłącznie drogą elektroniczną tj. przez profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS. Papierowa korespondencja w tej procedurze znika, a wraz z nią pojawia się mechanizm doręczenia po upływie 14 dni od udostępnienia pisma, niezależnie od tego, czy pracodawca je odczyta.

Zmianę wprowadza nowelizacja ustawy o pracowniczych planach kapitałowych oraz ustawy covidowej (Dz. U. z 2026 r. poz. 989), ogłoszona 23 lipca 2026 r. Ustawa wchodzi w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia.

Rozwiązanie z okresu pandemii wraca na stałe

Elektroniczna droga przekazywania wezwań nie jest w PPK zupełnie nowa. Umożliwiały ją przepisy covidowe, ale tylko na czas trwania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz przez rok po ich odwołaniu. Po zniesieniu stanu zagrożenia epidemicznego w połowie 2023 r. podstawa ta wygasła i procedura wróciła do formy papierowej.

Nowelizacja uchyla przepis przejściowy z ustawy covidowej i wpisuje elektroniczne doręczenia bezpośrednio do ustawy o PPK – już bezterminowo. Uzasadnieniem jest doświadczenie z okresu, w którym rozwiązanie działało: infrastruktura po stronie ZUS już istnieje, a wezwania docierały do adresatów szybciej niż listy polecone.

Moment doręczenia i skutki milczenia

Ustawa określa dwa momenty, w których wezwanie uznaje się za skutecznie doręczone:

• w dniu odebrania pisma przez podmiot zatrudniający na profilu informacyjnym w systemie ZUS,
• po upływie 14 dni od dnia udostępnienia pisma na tym profilu – jeżeli pracodawca go nie odbierze.

Drugi wariant to znany z innych procedur elektronicznych mechanizm fikcji doręczenia. Brak odczytania wezwania nie wstrzymuje więc biegu sprawy ani nie chroni przed dalszymi konsekwencjami. Od doręczenia liczy się 30-dniowy termin na zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją wyznaczoną albo na przekazanie do PFR informacji o zawarciu takiej umowy z inną instytucją finansową.

Praktyczna konsekwencja jest prosta: profil płatnika w ZUS staje się kanałem, którego nie da się traktować jako pomocniczego. Obowiązek posiadania profilu obejmuje dziś wszystkich płatników składek – jeśli firma go nie założy, robi to ZUS. Sam profil to jednak za mało; liczy się regularne sprawdzanie korespondencji, najlepiej z przypisaną odpowiedzialnością po stronie konkretnej osoby lub biura rachunkowego obsługującego rozliczenia.

Uwierzytelnienie wezwania

Nowe przepisy porządkują też sposób podpisywania pism. PFR ma opatrywać wezwanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną – w tym ostatnim przypadku z oznaczeniem w treści pisma osoby, której pieczęć dotyczy. Dokument otrzymany na profilu ma zatem pełną wartość dowodową pisma urzędowego.

Koszty obsługi wezwań po stronie ZUS – w tym niezbędnych modyfikacji systemu – pokrywa PFR, na zasadach ustalanych w porozumieniu obu instytucji.

Czego nowelizacja nie zmienia

Zakres obowiązków związanych z PPK pozostaje bez zmian. Pracodawca nadal zawiera umowę o zarządzanie PPK w terminie wynikającym z ustawy, a kryterium typowania firm do wezwań pozostaje to samo: rozbieżność między deklarowanymi składkami na ubezpieczenia emerytalne i rentowe za osoby zatrudnione a ewidencją PPK prowadzoną przez PFR.

Nowelizacja nie wprowadza także żadnych nowych obowiązków ani uprawnień po stronie uczestników PPK. Zmiana dotyczy wyłącznie kanału komunikacji między PFR, ZUS i podmiotem zatrudniającym.

Przepisy przejściowe przewidują, że do wezwań wysłanych w formie papierowej przed 7 sierpnia 2026 r. stosuje się dotychczasowe zasady.