Sejmowa Komisja do Spraw Deregulacji przyjęła projekt nowelizacji, która dopuszcza wymianę informacji między pracodawcą a przedstawicielami pracowników w formie dokumentowej i elektronicznej. Warunek pozostaje ten sam co na wcześniejszym etapie prac: bez uzgodnienia z drugą stroną papier nadal obowiązuje.

30 lipca 2026 r. w sejmowej Komisji do Spraw Deregulacji odbyło się pierwsze czytanie rządowego projektu nowelizacji ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (druk sejmowy nr 2801). Komisja przyjęła projekt, wprowadzając do niego poprawki o charakterze technicznym.

Projekt przygotowało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej; w rządowym wykazie prac figuruje pod numerem UDER 82. Rada Ministrów przyjęła go 7 lipca 2026 r. i skierowała do Sejmu.

Cztery przepisy, jeden problem

Zmiany dotyczą wąskiego, ale praktycznie uciążliwego zestawu obowiązków. W ustawie o związkach zawodowych nowelizacja obejmuje:

• art. 26¹ – informowanie zakładowych organizacji związkowych o przejściu zakładu pracy lub jego części na nowego pracodawcę, jego przyczynach oraz skutkach dla pracowników,
• art. 28 – udzielanie na wniosek zakładowej organizacji związkowej informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w terminie 30 dni,
• art. 32 ust. 9¹ – powiadamianie zarządu organizacji związkowej o liczbie osób stanowiących kadrę kierowniczą, w terminie 7 dni od otrzymania wniosku.

Czwarta zmiana dotyczy art. 13 ustawy o informowaniu pracowników – wniosku rady pracowników o udzielenie informacji w razie przewidywanych zmian lub zamierzonych działań oraz odpowiedzi pracodawcy.

We wszystkich tych przypadkach przepisy wymagają dziś formy pisemnej. Projekt zastępuje ją katalogiem trzech dopuszczalnych form: pisemnej, dokumentowej i elektronicznej – zarówno dla wniosku strony pracowniczej, jak i dla odpowiedzi pracodawcy.

W uzasadnieniu wskazano argument, który trudno podważyć: komunikacja wewnątrz organizacji odbywa się dziś powszechnie pocztą elektroniczną, a spotkania coraz częściej na platformach umożliwiających jednoczesne udostępnianie plików. Utrzymywanie wyłączności papieru dla kilku obowiązków informacyjnych tworzy równoległy, papierowy obieg obok obiegu podstawowego.

Dokumentowa to nie to samo co elektroniczna

Rozróżnienie ma znaczenie operacyjne i bywa mylone.

Forma dokumentowa (art. 77² Kodeksu cywilnego) wymaga jedynie, by oświadczenie zostało złożone w postaci dokumentu pozwalającego ustalić osobę składającą. Spełni ją wiadomość e-mail, SMS czy skan podpisanego pisma. To najniższy próg formalny i w praktyce najczęściej wykorzystywana ścieżka.

Forma elektroniczna (art. 78¹ K.c.) jest znacznie bardziej wymagająca – to postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, równoważna formie pisemnej. Wymaga posiadania certyfikatu po stronie osoby podpisującej.

Dopuszczenie obu form oznacza więc, że organizacja może wybrać poziom sformalizowania odpowiadający wadze konkretnej informacji – i że nie musi kupować podpisów kwalifikowanych dla członków zarządu organizacji związkowej, żeby skorzystać z obiegu bezpapierowego.

Ustawodawca sięga tu po rozwiązanie już obecne w zbiorowym prawie pracy. Formę dokumentową i elektroniczną przewidują m.in. ustawa o układach zbiorowych pracy i porozumieniach zbiorowych oraz ustawa o kasach zapomogowo-pożyczkowych.

Bez porozumienia – nadal papier

To najistotniejszy element projektu i jednocześnie ten, który najłatwiej przeoczyć w komunikatach o „deregulacji”.

Pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o przejściu na komunikację elektroniczną. Nowe formy będą dostępne wtedy, gdy pracodawca i zakładowa organizacja związkowa uzgodnią to w układzie zbiorowym pracy albo w odrębnym porozumieniu. Brak uzgodnienia oznacza utrzymanie dotychczasowego wymogu formy pisemnej.

Konstrukcja ta pojawiła się na etapie prac Stałego Komitetu Rady Ministrów i przetrwała do wersji skierowanej do Sejmu. Dla działów kadr wniosek jest prosty: sama nowelizacja niczego nie odblokuje. Bez rozmowy ze stroną związkową i spisanego porozumienia obieg papierowy pozostanie regułą – a porozumienie warto przygotować z wyprzedzeniem, bo jego negocjowanie zajmie więcej czasu niż samo wejście w życie przepisów.

W przypadku rad pracowników mechanizm jest zbliżony, choć nie identyczny. Projekt porządkuje katalog spraw regulowanych w porozumieniu z radą, w tym formę składania wniosków i przekazywania informacji. Praktyczny efekt jest jednak zbieżny – bez akceptacji rady pracodawca nie przejdzie samodzielnie na kanał elektroniczny.

Porozumienie to zresztą naturalne miejsce na ustalenia, których ustawa nie rozstrzyga: adresy skrzynek właściwych do doręczeń, sposób potwierdzania otrzymania wiadomości, postępowanie przy zmianie składu zarządu organizacji związkowej czy zasady archiwizacji korespondencji.

Etap prac i przewidywany kalendarz

Przyjęcie projektu przez komisję otwiera drogę do drugiego czytania na posiedzeniu Sejmu. Lipcowe posiedzenie izby zaplanowane na 29–31 lipca, a kolejne ma się rozpocząć 3 września – jeżeli drugie czytanie nie odbyło się na końcówce posiedzenia lipcowego, prace plenarne wrócą do projektu dopiero we wrześniu.

Dalsza ścieżka jest standardowa: po trzecim czytaniu ustawa trafi do Senatu, który ma 30 dni na zajęcie stanowiska, a następnie do Prezydenta – 21 dni na podpis. Ustawa ma wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw. Przy sprawnym przebiegu prac realny termin to przełom 2026 i 2027 roku, choć na tym etapie jest to szacunek, a nie data wynikająca z dokumentów.

Czego w projekcie nie ma

Warto odnotować, że strona związkowa oceniła zakres nowelizacji jako niewystarczający. Postulaty dotyczące m.in. dostępu do danych osobowych pracowników na potrzeby referendum strajkowego nie zostały uwzględnione przez resort pracy. Projekt pozostaje zmianą wąską i techniczną – dotyczy formy komunikacji, a nie zakresu uprawnień informacyjnych czy trybu sporu zbiorowego.

Stan prawny i dokumenty: rządowy projekt ustawy o zmianie ustawy o związkach zawodowych oraz ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (druk sejmowy nr 2801, wykaz prac UDER 82); ustawa z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 549); ustawa z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji.