Nowelizacja ustawy o PIP wprowadza możliwość prowadzenia inspekcji na odległość oraz dokumentowania ich wyników bez papieru.
Od 8 lipca 2026 r. inspektorzy pracy zyskują podstawę prawną do prowadzenia kontroli w sposób zdalny. Zmianę wprowadza ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2026 r. poz. 473).
Kontrola lub jej poszczególne czynności będą mogły odbywać się za pośrednictwem operatora pocztowego lub środków komunikacji elektronicznej, jeśli nie stoi to w sprzeczności z jej celem, a charakter działalności kontrolowanego podmiotu na to pozwala. Legitymację służbową oraz upoważnienie do kontroli inspektor przekaże wtedy elektronicznie. Ustawa wprost wymaga, by taka forma kontroli odbywała się z zachowaniem odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa systemów teleinformatycznych, w tym poufności i integralności transmisji danych.
Nowość dotyczy też kontroli prowadzonych stacjonarnie. Inspektor będzie mógł zażądać od podmiotu kontrolowanego przeprowadzenia transmisji online — umożliwiającej wgląd w dokumenty czy przesłuchanie strony — jeśli nie koliduje to z celem kontroli.
Zmienia się także forma dokumentowania ustaleń. Protokół kontroli oraz notatka urzędowa będą mogły być sporządzane w postaci papierowej albo elektronicznej — dotychczas przepisy przewidywały wyłącznie formę pisemną w rozumieniu tradycyjnym. Podobnie akta osobowe i dokumentacja związana z zatrudnieniem będą mogły być przedkładane inspektorowi elektronicznie, a sam inspektor będzie mógł sporządzać kopie i wyciągi z dokumentów w tej samej formie.
Elektronizacji podlegają również decyzje i wystąpienia pokontrolne — te również będą mogły być wydawane na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej, a nie tylko papierowej.
Większość opisanych zmian wchodzi w życie 8 lipca 2026 r., zgodnie z ogólną regułą ustawy (trzy miesiące od ogłoszenia). Kilka przepisów innego rodzaju — dotyczących m.in. strategii Głównego Inspektora Pracy czy audytu bezpieczeństwa informatycznego PIP — weszło w życie już dzień po publikacji ustawy, 9 kwietnia 2026 r.
