Nowelizacja przepisów ma przynieść ulgę pracodawcom i płatnikom składek

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowuje kolejną deregulację, która bezpośrednio wpłynie na funkcjonowanie działów kadrowo-płacowych. Tym razem zmiany dotyczyć będą uproszczenia zasad składania wniosków o zasiłek opiekuńczy.

Projekt nowelizacji ustawy zasiłkowej (UDER74), uwzględniony w wykazie prac legislacyjnych Rady Ministrów, przewiduje znaczące ułatwienia dla płatników składek oraz biur rachunkowych w zakresie przesyłania dokumentów do ZUS.

Wnioski papierowe nadal obowiązkowe – na razie

Obecnie, zgodnie z ustawą zasiłkową, postępowanie w sprawie przyznania i wypłaty zasiłku opiekuńczego inicjuje się na wniosek złożony:

• w formie pisemnej lub
• elektronicznie z użyciem kwalifikowanego podpisu, profilu zaufanego albo poprzez systemy ZUS, takie jak PUE czy eZUS.

W praktyce oznacza to, że jeśli to ZUS wypłaca zasiłek, pracodawca (płatnik składek) musi dostarczyć oryginał papierowego wniosku pracownika (formularz Z-15), podpisany własnoręcznie. Nie wystarczy skan czy przesłanie dokumentu poprzez system kadrowo-płacowy – nawet jeśli pracownik przekazał oryginał pracodawcy, ten nie może go zeskanować i przesłać cyfrowo do ZUS. To rozwiązanie jest powszechnie uznawane za nieefektywne i przestarzałe.

Duży płatnik? Jeszcze trudniej

Uciążliwości są szczególnie odczuwalne dla dużych płatników (czyli zatrudniających ponad 20 ubezpieczonych), którzy nie mogą przyjmować elektronicznych wniosków o zasiłek opiekuńczy od pracowników – nawet za pomocą firmowego systemu kadrowego czy wewnętrznej poczty elektronicznej. Wszystko musi być załatwiane papierowo i z podpisem.

Dodatkowo, zaświadczenie płatnika (formularz Z-3) i sam wniosek (Z-15) muszą trafiać do ZUS osobno, co wymaga dodatkowej pracy i budzi frustrację wielu działów HR.

Nowe przepisy – mniej papieru, więcej cyfryzacji

Projektowana nowelizacja zakłada, że wnioski o zasiłek opiekuńczy będą mogły być przesyłane elektronicznie przez płatników składek oraz biura rachunkowe – bez konieczności gromadzenia i fizycznego przekazywania papierowych oryginałów. To zmiana, na którą czekało wielu specjalistów ds. kadr i płac.

Równolegle z nowelizacją ustawy, zaktualizowane zostanie także rozporządzenie z 2015 roku dotyczące zakresu dokumentów niezbędnych do ustalenia prawa do zasiłków. W praktyce umożliwi to spójne i cyfrowe podejście do obsługi całego procesu – od wniosku po zaświadczenia.

Kiedy zmiany wejdą w życie?

Rząd planuje przyjęcie projektu nowelizacji w III kwartale 2025 roku. Oznacza to, że nowe zasady mogą zacząć obowiązywać jeszcze w tym roku, jeśli uda się szybko przeprowadzić proces legislacyjny.

Dla działów HR oznacza to realne odciążenie z obowiązków administracyjnych, redukcję papieru i błędów formalnych, a także możliwość łatwiejszej integracji systemów kadrowych z platformami ZUS.

Źródło:

projekt ustawy o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (wykaz prac legislacyjnych i programowych Rady Ministrów, UDER74).

Podstawa prawna: 

art. 61b ust. 1, ust. 4 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2025 r. poz. 501),

§ 27 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków (Dz.U. z 2025 r. poz. 616).