DigitalHR.pl: Od 4 listopada 2025 r. wchodzi w życie nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, która usuwa obowiązek przechowywania przez płatników składek papierowych wersji zgłoszeń do ZUS. To długo oczekiwana zmiana, która ograniczy biurokrację i ułatwi prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej.

Koniec z “analogowym” obowiązkiem

Do tej pory płatnicy składek, którzy elektronicznie przesyłali do ZUS zgłoszenia – takie jak ZUS ZUA czy ZUS ZZA – mieli obowiązek przechowywać ich papierowe kopie podpisane przez pracownika przez okres pięciu lat. Przepis ten miał potwierdzać autentyczność danych przesłanych online, ale w praktyce od lat był uznawany za zbędny.

Dzięki nowelizacji, która wchodzi w życie 4 listopada 2025 r., obowiązek ten zostaje zniesiony. Dane zgłoszeniowe trafiają do ZUS wyłącznie drogą elektroniczną i są dostępne zarówno w systemach Zakładu, jak i po stronie pracodawcy poprzez PUE ZUS.

Co się zmienia, a co pozostaje bez zmian

Nowelizacja ustawy z dnia 12 września 2025 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 1409) uchyla art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, znosząc obowiązek przechowywania fizycznych kopii zgłoszeń przesyłanych elektronicznie.

Jednocześnie zmiana nie zwalnia płatników z innych obowiązków – wciąż należy terminowo zgłaszać pracowników do ubezpieczeń, korygować błędy w dokumentacji oraz przechowywać pozostałe akta kadrowo-płacowe zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Dla działów kadr i płac to z jednej strony uproszczenie, z drugiej – konieczność dostosowania procedur archiwizacji i wewnętrznych regulaminów. Choć znikają papierowe duplikaty zgłoszeń, w praktyce kadrowcy będą musieli przejrzeć i zaktualizować dotychczasowe procesy, aby zapewnić pełną zgodność z nowymi zasadami. Zmiana oznacza więc mniej biurokracji, ale w krótkiej perspektywie – więcej pracy organizacyjnej.

Podstawa prawna:

Ustawa z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1409).